Autor: Merche Gómez

    Fast es la cualidad de aquello que se hace rápido, que se mueve a alta velocidad. Agile, muy relacionado con fast, es la capacidad de moverse rápido y fácilmente. También se aplica a un tipo de metodologías en los entornos de desarrollo o trabajo.

    Las metodologías agile, relacionadas con el vector fast, son aquellas que nos permiten aumentar la velocidad de entrega, generar un impulso al proceso de trabajo, aumentando la comunicación y la colaboración, pero sobre todo nos permite cuidar y aprovechar al máximo nuestro valioso tiempo.

    • El tiempo es relativo, cuando estamos concentrados, entretenidos o a gusto, sentimos que pasa muy rápido. Mientras que al contrario, cuando estamos cansados, aburridos o enfermos tenemos la sensación de que cada segundo dura como un minuto. La realidad en el entorno laboral es que es muy habitual que nuestro tiempo se vea consumido en reuniones que no son efectivas. Hay una serie de pautas que por muy básicas que sean no siempre se aplican:
    • Toda reunión debe tener un objetivo, evitando reunirse sin ningún tipo de propósito más que el de hablar.
    • Se debe definir una agenda y cumplirla, si surge otro tema de interés, definiremos una nueva reunión con los implicados, evitando invertir tiempo de los presentes que quizá tengan nada que aportar en ese tema.
    • Es imprescindible ser puntual, cualquier retraso en el comienzo aumentará la probabilidad de que la reunión termine más tarde.
    • Extraer conclusiones y definir las próximas acciones a ejecutar, estas deberían responder al objetivo de la reunión y las acciones deberán tener un responsable para asegurarnos de que se llevan a cabo.

    Hoy en día existen herramientas digitales que nos pueden facilitar el trabajo de no sobre pasar el límite del tiempo. Es el caso de dailytoast.io para las dailies (reuniones diarias de alineación del equipo aplicadas al utilizar la metodología ágil como es Scrum). La herramienta permite definir el tiempo por participante y utiliza el símil de la tostadora. Si se cumple con el tiempo definido nos recompensará con un rico ingrediente para nuestra tostada, mientras que si lo sobrepasamos, se quemará. El feedback visual hace que cuando se acerque el tiempo límite incentive al ponente a ir directamente al grano de lo que necesita contar, porque sabe que dispone de poco tiempo restante.

    El objetivo de los procesos agile y fast es aportar valor constantemente. Existe una constante interacción, comunicación, entre los equipos y entre el cliente, que permite estar alineados y optimizar cada una de las acciones que se realizan.

    La transformación de una empresa, en la que se utilizan metodologías clásicas como el trabajo en cascada o waterfall, a una metodología agile, no es sencilla, requiere de un proceso de aprendizaje. Sin embargo, esto les permitirá adaptarse mucho mejor a los cambios y al mercado, validando cuanto antes el producto, para optimizarlo y asegurar su éxito.
    Existen muchas barreras como el miedo a perder el control, debido a que existen muchas jerarquías, o el miedo general al cambio, el miedo ante lo desconocido. Y es que para conseguirlo es necesario cambiar los hábitos de trabajo.

    Pero una vez conseguido el feedback es claramente positivo:

    • Antes no sabia lo que iba a hacer mañana y ahora tengo la visión de las próximas dos semanas
    • Al poder hablar del problema con los implicados directamente lo solucionamos al instante, sin esperas.

    Las metodologías agile y fast mejoran la comunicación exponencialmente y permite a todos estar mucho más alineados.

    El Design Sprint es un framework, una metodología de trabajo ágile, que permite dar un impulso a un proyecto, minimizar los riesgos, maximizar y asegurar el retorno de la inversión, incluso alinear y motivar el equipo.

    Jake Knapp la definió cuando trabajaba en Google ventures, se trata de una metodología para resolver problemas y testear nuevas ideas en tan solo 5 días. Son como una receta de cocina, tienes todos los pasos a seguir que permiten enfocarse en el trabajo y alcanzar el objetivo del sprint. ¿Qué ingredientes se necesitan?

    • Un reto, sprintable, que pueda abordarse y validar en un sprint, es un trabajo previo que hay que realizar para asegurar que el sprint pueda tener éxito
    • Un equipo de 5 a 7 personas, multidisciplinar, es esencial combinar distintas experiencias y enfoques para colaborar desde ingenieros o atención al cliente hasta gente de ventas o marketing
    • Un decisor, capaz de decidir y orientar el proyecto en base a las opiniones del equipo asegurando que el resultado va a ser posible de ejecutarse tras el sprint
    • Participación, un equipo comprometido con el proyecto, que con los procesos adecuados de todo lo que pueda de sí mismo.

    ¿Cuál es el proceso a seguir?

    Existe una versión 2.0 en la que el design sprint se desarrolla en 4 días en lugar de 5. La clave es que en una serie de reuniones muy marcadas, en las que se trabaja juntos pero solos, enfocadas en generar ideas evitando discusiones, en el que todos pueden ser creativos sin necesidad de ser artistas, y en las que se comienza a trabajar en el proyecto sin la necesidad de ser perfecto.

    El objetivo es aprender cuanto antes, para basar el trabajo en estos aprendizajes. Todo eso ocurre en los dos primeros días, mientras que al tercer día se define un prototipo que se testeará con el usuario final, esta es la clave. Todas las ideas trasladadas al prototipo permitirán validar la solución en base a la respuesta de usuarios reales.

    Los design sprints son muy efectivos pero también muy intensos. Existe una montaña rusa de emociones, desde el escepticismo y confusión al comienzo, a la excitación cuando ya se están generando ideas, al bajón ante la visión de tanto por recorrer en tan poco tiempo, a la energía y trabajo en equipo para continuar, hasta llegar al momento «AHA» revelador e inspirador al responder a las preguntas del sprint.

    Y este es el momento más interesante, el que indica si la solución va por buen camino. Incluso si el resultado no positivo es bueno saberlo, porque se evitará dedicar tiempo, esfuerzo, y dinero, a algo que no iba a funcionar. Además, en un periodo muy corto de tiempo, hemos impulsado y alineado a un equipo, de distintos departamentos, sobre un mismo objetivo. Eso sí, es imprescindible, no perder el impulso y seguir trabajando en ello. Esto es lo que permitirá acortar distancias y cuidar el tiempo.

    Un ejemplo muy representativo de los ejercicios llevados a cabo en un design sprint es una Lightning Decision Jam. Este otro framework permite identificar y priorizar problemas, consiguiendo en menos de una hora acabar la reunión con acciones que podemos ejecutar inmediatamente.

    El proceso es el siguiente:

    • Identificar qué está funcionando
    • Definir los problemas
    • Agrupar y priorizar los problemas
    • Reformular los problemas como desafíos
    • Plantear soluciones al reto más votado
    • Valorar el impacto y esfuerzo que requieren estas soluciones
    • Definir acciones y experimentos que podríamos comenzar a ejecutar la próxima semana

    Este fue el taller del Laboratorio HIP que ejecutamos en el LAAAB sobre el vector fast enfocados en el reto de «¿Cómo mejorar la productividad en el trabajo?»


    En muy poco tiempo los participantes fueron capaces de generar una gran cantidad de ideas y alinearse. Uno de los principales problemas identificados fue la ausencia de unos objetivos claros, con la propuesta de mayor impacto y menor esfuerzo de generar un espacio visual compartido dónde se especifiquen.

    No solo la metodología ayudó a esta colaboración y generación de ideas, sino que al tratarse de un grupo tan multidisciplinar (procedentes de sectores tan diferentes como el de la educación, el público, el social o el diseño) los enfoques de la experiencia y trabajo de cada uno permitieron aportar mucho más valor al proceso.

    Terminamos la sesión con una experiencia práctica en agilidad y muchas para aumentar la productividad en el trabajo que podemos empezar a aplicar ahora mismo.

     

    /modelohip.net

    Tags:

    • Laboratorio para fomentar la participación ciudadana en el diseño de políticas públicas. El LAAAB es una herramienta de innovación democrática y un espacio de encuentro entre la administración y la sociedad civil, un lugar donde cooperar, reflexionar y experimentar junt=s sobre los desafíos comunes.

    • Mostrar comentarios (1)

    • Francisco

      Buenas tardes, discrepo con lo que aqui se expone, la agilidad no tiene nada que ver con la velocidad, sino con la entrega constante y de forma sostenidble de valor, y eso lo refleja el manifiesto agile, el cual fue originado en base a valores y que en ningun caso es prescriptivo, y además fue pensado para lo equipos de desarollo de software.
      En ninguna parte de este articulo veo que se hable del Manifiesto.
      Saludos,

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